Teletrabalho – 17 Ferramentas e Recursos ESSENCIAIS para trabalhar em casa – Socialancer

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Ao contrário do que muitas pessoas pensam, sempre pensamos que o teletrabalho é muito mais eficiente e lucrativo, tanto para o trabalhador quanto para a empresa.

Obviamente, estamos falando de trabalho que pode ser feito a partir de um computador (que são muitos …).

No Socialancer, toda a equipe trabalha remotamente (principalmente em casa, mas também em cafés, bibliotecas, aeroportos, hotéis, espaços de coworking e um longo etc.). E nós temos feito isso desde 2009.

Neste post vou explicar 2 coisas:

  1. Como trabalhar em casa com eficiência, sem distrações ou caminhando até a geladeira ou o sofá (e compartilharei com você as ferramentas que usamos no Socialancer e que certamente serão úteis para você).
  2. Por que essa situação de coronavírus é uma OPORTUNIDADE para muitas empresas e funcionários; muito maior do que parece (eu vou te dizer no final).

Bom e se você tem filhos Também explicarei um método para beneficiar todos vocês de trabalhar em casa sem se incomodarem.

Este é um post longo, mas garanto que você poderá obter muito desempenho se você não sabe como se organizar ou como obter melhores resultados na situação em que estamos agora.

E eu explico a você como responsável por executar todas as tarefas necessárias no Socialancer para que a empresa continue a crescer.

Vamos começar.

# 1 Como gerenciar uma equipe (e motivá-los)

Se você nunca teletrabalhou com sua equipe, será muito útil definir algumas diretrizes no início, crie um processo de trabalho.

Esta poderia ser uma maneira:

# 1 Objetivos semanais

Faça uma primeira reunião em que você eleva o objetivos da empresa para a semana.

Você pode usar (1) Zoom ou mesmo (2) Pelo qual, que funciona diretamente no navegador e você pode criar sua própria sala particular. O (3) Google Meet se você estiver no GSuite.

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Prestes a iniciar uma reunião no Whereby, do sofá em casa. 😉

# 2 Junte-se à sua equipe

Depois, encontre-se com cada membro da sua equipe (ou com cada chefe de departamento) e definir esses objetivos de uma maneira particular.

Todos nós fazemos parte de gerenciamento de projetos (ou gerenciamento de projetos) fazemos com (4) Trello. Cada departamento recebe um conselho e a pessoa responsável pelo departamento é responsável por mantê-lo atualizado e se reportar a outros membros ou supervisores.

Calendário Editorial Socialancer

Por sua vez, os chefes de departamento se reúnem com o restante da equipe e transmitem os objetivos da semana seguindo o mesmo procedimento.

# 3 Manter comunicação constante com a equipe

Novamente, para manter a comunicação constante com a equipe e com os responsáveis ​​pelo departamento, trabalhamos no Socialancer (5) Slack. Temos canais diferentes de acordo com as áreas e departamentos de trabalho interno. Somente os responsáveis ​​por essa seção estão em cada canal.

Slack Socialancer

Lá, criamos documentos de trabalho e toda a documentação que colocamos em pastas bem classificadas – também por departamento e responsável – (6) Google Drive. Dessa forma, cada um de nós tem todas as informações apropriadas.

# 4 Criar comunidade (interna)

Esse aspecto é super importante, especialmente quando todos trabalham em casa – e, como é o nosso caso, em diferentes fusos horários.

Fazemos isso de duas maneiras:

  • Através de um grupo no Slack que chamamos de #equiposocialancer e que nos permite, se quisermos e com total liberdade, compartilhar mais questões pessoais. Isso cria muita proximidade um com o outro e é como “a cafeteria” que você frequenta com colegas quando trabalha no escritório.
  • Realizando videoconferências periódicas em que não apenas falamos sobre a visão comum que temos (lembre-se, é a equipe que cria a empresa, e não o contrário), mas sobre as idéias que temos, algo que nos permite nos conhecer melhor em nível pessoal. Mais uma vez, outra maneira de visitar a cafeteria em casa. 😉
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Uma coisa é muito importante: se alguém não quiser participar do grupo ou das videoconferências, não force. Cada um tem seu caráter e sua situação pessoal. Ninguém deve se sentir forçado a participar de algo que talvez não queira, e isso deve ser um princípio nesse tipo de comunicação. Todos devem se sentir confortáveis.

É importante liderar equipes online a partir de uma visão comum e fazer com que todos se sintam à vontade com o trabalho que realizam e o lugar que ocupam na empresa.

Acredite em mim, mesmo se você trabalha em casa, manter uma comunicação constante entre todos dá a sensação de que você está em um escritório, com a vantagem de que você não precisa perder tempo em reuniões pendulares ou desnecessárias que atrasam seu trabalho.

# 5 Envie instruções (em vídeo) mais rapidamente

Às vezes, um vídeo é melhor que mil palavras. Nós usamos (7) Tear, um aplicativo que permite gravar vídeos do Chrome e organizá-los por pastas:

Lancer Socialancer

Por ter tudo bem classificado, cada departamento sabe o que fazer e quais protocolos devem ser seguidos. Dessa forma, à medida que a equipe cresce, você tem todas as informações em um local e pode passar de uma para a outra.

Ou mesmo se você precisar explicar algo mostrando a tela em um momento, com o Loom é rápido e fácil. Você baixa a extensão do Chrome e inicia a gravação.

O Appsumo está atualmente promovendo um aplicativo, (8) Ripa, que, por um único pagamento, oferece o mesmo que Loom, mas com limites mais amplos que a versão gratuita do Loom.

# 6 Controle o tempo para que você seja mais produtivo

No Socialancer, usamos um aplicativo muito útil chamado (9) Monitor de tela para toda a equipe.

Se você olhar, é o primeiro aplicativo pago que mencionei até agora (nos outros com a versão gratuita, pode ser suficiente para muitas empresas).

O Screenshotmonitor é um aplicativo que cada membro da sua equipe instala no computador e permite controlar o tempo de trabalho enquanto você pode ver até 30 capturas de tela por hora (dependendo da versão) do que cada uma faz.

Não é uma medida do tipo “controle” da carcaça da cabeça que não permite que você se levante da cadeira “, mas uma ferramenta de produtividade para todos:

  1. Se um membro da sua equipe trabalha 8 horas ele se concentrará exclusivamente nessas 8 horas e você não perderá tempo com bobagens (Além disso, você pode fazer o trabalho no tempo que você concorda). E se você trabalha mais ou menos tempo, também conta. É a maneira mais justa, eficiente e eqüitativa de trabalhar que encontramos para esse tipo de situação.
  2. Como administrador, você poderá ver em que ele está trabalhando e corrigir todos os aspectos necessários. A idéia não é observar o que cada membro da equipe faz o tempo todo (isso seria uma perda de tempo), mas acompanhar da mesma maneira que faria com alguém que trabalha ao seu lado, porque permite orientar o trabalho que está sendo feito.

Cada usuário tem controle sobre sua privacidade, portanto, se ele não quiser que você veja algo que ele está consultando, ele simplesmente pausará o aplicativo ou excluirá a tela.

# 7 No remoto, a hierarquia é reorganizada

Embora pareça óbvio, muitas vezes no escritório relações hierárquicas são óbvias demais (o escritório do chefe é maior, as reuniões que ocorrem lá parecem mais “importantes”, os funcionários estão em cubículos etc.) e, sem sentir, isso cria um sentimento de dependência de proximidade, como costumamos chamar.

Ou seja, ao “viver” constantemente em um ambiente como esse, muitas pessoas percebem que não recebem o mesmo tratamento entre si, e são criados ambientes rarefeitos que prejudicar significativamente a produtividade e a motivação.

Quando cada um trabalha em casa, embora exista uma pessoa responsável e chefes de cada departamento, esse sentimento é diluído e cada um se concentra mais no que sabe e pode fazer.

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O que veio muito bem nesse caso é trabalhar por objetivos. Qual é o objetivo do meu departamento no momento?

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No meu caso, parte do meu papel na organização consiste em delegar, transmitir e executar a visão do Socialancer entre todos aqueles com quem trabalhamos. É muito importante que todos nós vamos para um.

Você precisa encontrar o mesmo na sua área de atividade. Você deve procurar proatividade. Não me importo se as pessoas cometem erros, desde que proponham.

Tente essa maneira de estruturar as pessoas e você perceberá que a motivação em sua equipe aumenta e o desempenho também.

# 2 Estabeleça uma rotina matinal (é MAIS IMPORTANTE)

Como você está em casa – e com o Coronavírus, não poderá sair … -, é importante que você cumpra um rotina física e de trabalho. E é preferível que você faça isso de manhã.

Alguns anos atrás, veio a mim este vídeo de Robin Sharma, que descobriram algo que me ajudou a ser muito mais produtivo e consciente do que faço.

Esta é a regra 20/20/20 do clube às 5:00 da manhã.

Todas as manhãs, quando você se levanta (às 5:00 da manhã), dedique 20 minutos para se exercitar, 20 minutos para revisar seu plano e sua programação diária e 20 minutos para aprender (ler, ouvir podcasts ou cursos).

Com o tempo, você pode ajustar essa rotina, mas garanto que elas são 3 pontos essenciais se você deseja começar o dia com muito mais energia.

E o que é melhor, eles te dão uma razão para acordar de manhã ansioso (Garanto-lhe que gostei das segundas-feiras mais do que sextas-feiras há muito tempo. E não, não é um blefe …). 😉

Por exemplo, esta é minha rotina:

  1. Eu acordo às 5:00 da manhã vantagem psicológica na frente dos outros).
  2. Faço meditação, leio livros ou assisto a vídeos que me ajudam a meditar e ter consciência de quem sou e do que faço.
  3. Li um livro que me inspira (geralmente biografias de autores ou perguntas relacionadas a como fazer crescer os negócios, mas também relacionadas à filosofia).
  4. Eu pratico karatê (comecei o karatê aos 40 anos e agora tenho 43 anos. É uma das melhores decisões que tomei em muitos anos, porque as artes marciais o ajudam a crescer física e espiritualmente, além de poder fazê-lo em casa sem a necessidade de muito espaço físico).
  5. Quando eu faço a coisa mais importante do dia, a família se levanta e iniciamos a rotina conjunta.

Às vezes não consigo acordar às 5 horas da manhã porque não conseguia dormir cedo; nessas ocasiões, mudo as horas e, talvez, leia mais tarde ou treino no meio da manhã – o que me interrompe com o trabalho que estou fazendo.

Lembre-se disso – e mais estar em casa o dia todo:

  • Mens sana em corpore sana.
  • A meditação ajuda você a crescer, esclarecer suas próprias idéias e deixar de lado o absurdo mental (do qual todos sofremos).
  • A leitura ajuda a enriquecer e a entender melhor seu ambiente

# 3 Organize seu tempo com eficiência

Uma das técnicas que funciona melhor é criar uma (10) Agenda de blocos temáticos flexíveis.

Basicamente, o que você faz é o seguinte:

  • Você se organiza com base em prioridades
  • Voce trabalha para áreas temáticas
  • Você organiza imprevisível

E você não precisa de ferramentas complicadas. Você pode fazer isso facilmente com (11) Google calendar.

Leia o post do nosso amigo Jonathan Secanella para organize sua agenda porque será útil.

# 4 Como gerenciar e se comunicar com os clientes

Existem muitas maneiras de gerenciar clientes de maneira eficiente, sem parecer cara a cara (e não apenas porque todo mundo está em casa e com medo do coronavírus …).

# 1 Atendimento ao cliente

Para atendimento ao cliente, existe uma ferramenta que apenas inclui, em sua versão gratuita, um CRM muito poderoso: (12) Hubspot.

O bom do Hubspot é que ele não apenas integra o gerenciamento de email, mas também o gerenciamento do Facebook Messenger (que por sua vez é outra ferramenta de comunicação interessante).

Para o gerenciamento de bate-papo ao vivo (que integramos ao Hubspot por meio do Gmail), usamos (13) Oct8ne, uma ferramenta de bate-papo em espanhol especialmente útil para o comércio eletrônico para o seu parceiro compartilhar produtos.

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# 2 Reuniões com clientes

Você pode usar as mesmas ferramentas que eu mencionei antes para fazer videoconferências com clientes.

E até mesmo agendá-los com (14) Calendamente ou (15) Bookafy -que é o que usamos:

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# 5 Recomendações para trabalhar com seus filhos em casa

Obviamente, isso dependerá da idade de seus filhos. Se eles são muito pequenos, podem exigir muito da sua atenção; portanto, o mais recomendado – se você puder – é combinar o horário de trabalho com seu parceiro ou alguém que possa ajudá-lo em casa.

Mas quando eles estudam e já têm uma certa idade, da mesma forma que é importante que você estabeleça uma rotina para si, você deve estabelecer outra rotina para seus filhos. Eles não devem estar assistindo Netflix ou YouTube o dia todo, porque é mais confortável para você …

Você deve ter em mente que eles podem não ser capazes de seguir o mesmo ritmo de trabalho que você, mas você pode ensiná-los a criar blocos temáticos flexíveis.

E, como a capacidade de concentração deles pode ser menor que a sua, uma técnica que pode ser útil é a técnica Pomodoro.

Pessoalmente, não gosto, porque diminui a velocidade do meu trabalho e prefiro trabalhar em blocos de duas ou três horas sem me levantar da cadeira (às vezes mais), mas nossa editora-chefe, Laura Santos (a quem agradeço por algumas das idéias). deste artigo), use-o diariamente.

Você fragmenta seu tempo de trabalho em 25 minutos, com pequenos intervalos após esse período, e sua produtividade pode aumentar.

Como ferramentas que você pode experimentar (16) Reforço do foco ou simplesmente (17) Estar focado no seu celular ou tablet ou qualquer outro que faça essa função.

Como agora, com o Coronavírus, você terá que ficar trancado em casa o tempo todo, recomendo que você comece de manhã cedo (provavelmente antes) e passe algum tempo à tarde jogando jogos de tabuleiro em família ou mesmo assistindo a um jogo. filme.

Não porque você está em casa e parece que sempre é sábado, você deve parar de manter um cronograma.

Conclusão Aproveite a OPORTUNIDADE de trabalhar em casa

Na vida, você nunca sabe onde estão as oportunidades. E se o Coronavírus parece ser uma coisa ruim por causa de sua alta taxa de mortalidade, também pode ter uma impacto positivo na forma como trabalhamos e nos relacionamos com os demais.

De fato, quando muitas pessoas percebem que trabalhar em casa é muito mais produtivo, Estou convencido de que haverá muitas mudanças no ambiente de trabalho.

Se você possui um plano de trabalho organizado e utiliza as ferramentas certas, garanto que você notará uma mudança impressionante na eficiência da sua empresa.

Y a partir de casa, com esses métodos que descrevi aqui, é muito mais fácilporque as pessoas não se sinta pressionado, competitividade entre colegas não é percebida E por tanto cada um se concentra sozinho enquanto compartilha o que é necessário (e até o pessoal).

Para complementar o que digo aqui, leia também este artigo de nossa amada Vilma Núñez, com outras recomendações e ferramentas para trabalhar remotamente.

E se o Coronavírus, este novo panorama e o confinamento que ele supõe para a maioria de nós produzem em você algum tipo de incerteza ou mesmo medo (fundado ou infundado), recomendo que você leia este post do nosso estimado Emilio Calvo: Não é ser positivo, é ser inteligente. É uma leitura muito boa relativizar a situação em que vivemos e, aliás, entender que temos uma OPORTUNIDADE de mudar nossos hábitos, nossa maneira de fazer as coisas e sair dessa situação muito reforçada.

Espero sinceramente que todas essas informações o ajudem.

Em que situação você está agora? Conte-me nos comentários qual é a sua experiência e, acima de tudo, que problemas você está enfrentando, e tentaremos ajudá-lo da maneira que pudermos.

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